Bürgerbüro und Bürger

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Von den Schwierigkeiten mit der Stadthalle

Die Hiltruper Stadthalle ist ja schon immer ein Kummerkind gewesen. Als Prestigeobjekt der alten selbständigen Gemeinde Hiltrup 1969 beschlossen, als ungeliebte Baustelle sofort nach der Eingemeindung 1975 von der Stadt Münster stillgelegt. Danach wurde keiner mehr recht glücklich mit dem Ding. Der Bau sollte als eierlegende Wollmilchsau funktionieren, aber weder Eier noch Wolle noch andere Erträge brachte er. Vor Jahren wollte die Stadt das Ding loswerden, weil es teuer ist und der örtliche Bedarf nie so recht bestand. Es ist bekanntlich anders gekommen.

Wer besonders für die Stadthalle kämpfte, war das Hiltruper Bürgerbüro. Dort gibt es Mitarbeiter, die sich mit der bürokratischen Betreuung des Stadthallenkomplexes beschäftigen. Wenn Hiltruper Bürger dort anfragen, ob sie für eine Besprechung einer örtlichen Initiative dort einige Stunden mit fünf Personen um einen Tisch sitzen dürfen, dann wird daraus ein Staatsakt.

Nein, war die Antwort am Telefon im konkreten Fall, am Samstag geht das nicht. Kein Personal. Alles sehr schwierig. Man hat die Botschaft schon verstanden, für fünf Leute findet sich auch Platz im Wohnzimmer, da kommt ein Angebot vom Sachbearbeiter: Er werde die Bühnenmeisterin fragen, ob sie vielleicht doch zufällig am Samstag im Hause ist; Hilfe beim Bühnen- / Bestuhlungsaufbau sei ja wohl für eine Besprechung von fünf Leuten nicht erforderlich. Gut, denkt man, aber warum nicht gleich so? Gibt es keine Einsatz- / Belegungspläne?

Und – oh Wunder – wenige Tage später geht es doch. Aus früheren Jahren hat die anfragende Initiative in Erinnerung, dass für die Raumnutzung keine Kosten anfallen, und so heißt es in der Email vom Amt: „Grundkosten fallen nach der Entgeltordnung für Hiltruper Vereine nicht an. Anfallende Personalkosten für den Bestuhlungsauf- und abbau sind ggfls. zu zahlen (Helferstunde 17 € brutto), falls diese hier überhaupt anfallen.“

Nein, das war doch besprochen, einen Helfer braucht man nicht für fünf Stühle und einen Tisch. Alles in Butter, geht und kostet nichts. Ein Mietvertrag wird unterschrieben, in § 1 steht „Bestuhlung / Plätze: ca. 5 Plätze. Der Mieter bespricht die mögliche Bestuhlungsart, Platzzahl, und Technik rechtzeitig mit der Bühnenmeisterin …“. Kein Problem, und mit der Bühnenmeisterin gibt es keinen Kontakt, denn man braucht sie nicht, sie muss nur die Tür aufschließen.

An dem Samstag stehen mehrere Tische und etliche Stühle in Form einer langen Tafel im gebuchten Raum. Das haben die vorigen Nutzer wohl so gebraucht, muss eine größere Gruppe gewesen sein. Die Mitglieder der Initiative rücken sich einen Tisch zurecht, stellen fünf Stühle drumherum, und absolvieren ihren Workshop.

Dann kommt eine Rechnung. Der Mann vom Amt liquidiert 16,99 Euro für „Helfer für Bestuhlungs- / Bühnenaufbau“. Das kann doch nicht wahr sein, die Teilnehmer des Workshops haben ihre fünf Stühle selber gerückt – die Rechnung geht per Post zurück an den Leiter des Bürgerbüros mit dem Hinweis „Helfer für Bestuhlungs- / Bühnenaufbau waren nicht im Einsatz“.

Dann passiert erst einmal einen Monat lang gar nichts. Und nach einem Monat schickt der Mann vom Amt – nicht der Leiter des Bürgerbüros – eine Email: „Die Entgeltordnung für die Überlassung der Räumlichkeiten in der Stadthalle Hiltrup wurde hier richtig angewandt.“

Tja, was macht man dann?

Man zahlt, der kleine Betrag ist es nicht wert, länger zu kämpfen. Und man merkt sich: Erstens ist man nicht willkommen in der Stadthalle. Und zweitens muss man schriftlich ausdrücklich erklären, dass man nicht „geholfen sein“ will. Und drittens: Den Leiter des Bürgerbüros brauchst Du gar nicht erst anzusprechen.

Und wenn man sich viertens ein wenig umhört: Andere Gruppen aus Hiltrup werden nach demselben Muster zur Kasse gebeten, wenn sie Räume in der Stadthalle nutzen. Das ist mindestens merkwürdig. Früher bekam man einen Raum reserviert, fand darin Tische und Stühle in irgendeiner Aufstellung vor, rückte sich die nach Bedarf zurecht, und das war’s. Jetzt rückt man sich genauso die Tische und Stühle zurecht, aber bekommt eine Rechnung dafür – so wird die angebliche Kostenfreiheit unterlaufen.

Kommentare

  1. Sehr geehrter Herr Klare,

    Ihre Darstellung ist leider teilweise unzutreffend bzw. bedarf einer Erläuterung.

    Ganz unabhängig von der grundsätzlichen Kostenfreiheit bzw. niedrigeren Grundkosten für bestimmte Veranstaltungen aus dem Stadtbezirk Hiltrup sind jedenfalls Nebenkosten nach der verbindlichen, vom Rat der Stadt Münster verabschiedeten Entgeltordnung zu berücksichtigen.
    Auch wenn kein Bestuhlungsauf- oder -abbau stattgefunden hat, so ist doch eine Qualitätskontrolle des genutzten Raumes nach anderweitiger vorheriger Nutzung einschl. Tischreinigung o. ä. durchzuführen. Leider wird dies in der von der Software erstellten Rechnung nicht eindeutig dargestellt, was ich zu entschuldigen bitte.

    Gleichwohl sind diese Kosten angefallen. Unsere Bühnenmeisterin Frau Brandt ist wegen der Zusammenkunft des „VorLeseClubs“ einige Stunden früher in den Dienst gekommen, als dies ursprünglich – wegen einer größeren Veranstaltung ab dem Nachmittag – vorgesehen war. Selbstverständlich wird der Einsatz des Personals über Dienstpläne abgebildet. Die Planung gestaltet sich angesichts des, auch bei uns angekommenen Personalmangels zunehmend schwierig.
    Auf die Abrechnung einer Helferstunde hätte verzichtet werden können, wenn es nur darum gegangen wäre, zeitgleich zu der größeren Veranstaltung den kleinen Raum aufzuschließen. Dies war nicht der Fall. Ich bitte Sie um Verständnis dafür!

    Selbstverständlich hätte ich mir gewünscht, dass Ihr Anliegen zunächst persönlich besprochen worden wäre. In einem Beschwerdefall bin ich ebenso Ansprechpartner, wie bei der Unterstützung der Vereine aus dem Stadtbezirk. Ebenso selbstverständlich ist es aber auch, dass die Sachbearbeiter*innen die Frage der Berechnung geringer Nebenkosten selbst entscheiden.

    Mit freundlichen Gruß
    Dieter Tüns
    Amt für Bürger- und Ratsservice
    Leiter der Bezirksverwaltung Hiltrup

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